Une vente réussie commence souvent bien avant la première visite. Lorsque les documents sont réunis dès le départ, la propriété peut être présentée avec plus de
précision, les questions des acheteurs sont traitées plus rapidement et les différentes étapes de la transaction avancent de façon plus fluide.
Un dossier complet ne sert pas seulement à répondre aux exigences administratives. Il contribue aussi à inspirer confiance, à soutenir la valeur de la propriété et à
éviter qu’un document manquant retarde une promesse d’achat ou la préparation du dossier chez le notaire.
Je vous aide à identifier les documents pertinents selon votre type de propriété, à vérifier les renseignements disponibles et à amorcer rapidement les demandes qui
peuvent nécessiter davantage de temps.
Rassembler les documents essentiels dès le départ
Pour la plupart des propriétés, les documents suivants permettent de bâtir un dossier clair et complet :
- Acte d’acquisition ou titre de propriété : il permet de retracer l’acquisition de l’immeuble et certaines conditions ou particularités qui peuvent y être liées.
- Certificat de localisation : il décrit la situation et l’état actuels de la propriété par rapport aux titres, au cadastre ainsi qu’aux lois et règlements pouvant l’affecter. Il doit refléter l’état actuel des lieux et les modifications pertinentes. Il n’a pas de date d’expiration officielle. Toutefois, lorsqu’il date de plus de 10 ans, le notaire en exigera un nouveau en raison de la prescription de 10 ans prévue au Code civil du Québec, même s’il décrit encore l’état actuel de l’immeuble. Afin d’éviter des délais, il est préférable de le faire préparer dès le début du mandat lorsqu’il n’est plus à jour ou qu’il date de plus de 10 ans.
- Comptes de taxes municipales et scolaires : ils servent à confirmer les montants, les numéros de matricule et certains ajustements qui seront effectués chez le notaire.
- Déclaration du vendeur : elle regroupe les renseignements connus sur l’état de l’immeuble, les travaux, les sinistres, les problèmes antérieurs et les particularités des installations.
- Factures, garanties, plans et permis : ils permettent de documenter les rénovations, les réparations, les agrandissements et les équipements importants.
- Rapports antérieurs : les rapports d’inspection, d’expertise, d’évaluation ou d’analyse que vous possédez peuvent aider à documenter l’état de la propriété et les interventions réalisées.
- Documents relatifs aux servitudes et droits de passage : ils précisent les droits ou les restrictions pouvant affecter la propriété.
- Renseignements hypothécaires : le solde approximatif, le prêteur et les pénalités possibles permettent de mieux prévoir le produit net de la vente.
- Coûts d’énergie et d’entretien : les factures et relevés disponibles permettent de répondre plus précisément aux questions des acheteurs.
Plus ces renseignements sont disponibles tôt, plus il est facile de rédiger une fiche complète, de présenter les améliorations apportées et de répondre avec assurance aux
questions qui surviennent pendant la mise en marché.
Ajouter les documents liés aux installations particulières
Certaines caractéristiques de la propriété nécessitent des renseignements supplémentaires. Selon la situation, il peut être utile de réunir :
- les rapports, les plans ou les preuves d’entretien d’une installation septique;
- les résultats d’analyse d’eau et les renseignements sur le puits;
- les certificats, les rapports ou les factures concernant une cheminée, un foyer ou un poêle;
- les documents liés à une piscine, un spa, un réservoir de mazout ou de propane;
- les garanties applicables à un bâtiment neuf ou à des travaux récents;
- les baux, les avis aux locataires et les relevés de revenus et dépenses pour un immeuble locatif.
Ces documents permettent de mieux documenter les entretiens réalisés, de démontrer le soin apporté à la propriété et de réduire les incertitudes pour les acheteurs.
« Une vente bien préparée commence par un dossier clair et complet. Mon rôle est de vous aider à réunir les bons documents au bon moment afin que chaque étape avance avec confiance. »
Préparer un dossier complet pour la vente d’une copropriété divise
Lorsqu’un acheteur considère l’achat d’un condo, il n’analyse pas seulement l’unité privative. Il cherche aussi à comprendre la gestion, la situation financière,
l’entretien et les projets de l’ensemble de la copropriété.
Un dossier bien organisé facilite cette analyse et permet de présenter plus clairement la situation financière et matérielle de la copropriété.
- Déclaration de copropriété et modifications : elle établit la structure juridique, les quotes-parts, la destination de l’immeuble et les règles applicables.
- Règlements de l’immeuble : ils encadrent notamment l’usage des parties privatives et communes.
- Procès-verbaux des assemblées et du conseil d’administration : ils permettent de connaître les décisions, les travaux, les litiges et les cotisations spéciales discutés ou adoptés.
- Budgets et états financiers : ils permettent d’évaluer les revenus, les dépenses, les fonds disponibles et les engagements du syndicat.
- Police d’assurance du syndicat et renseignements sur le fonds d’autoassurance : ils précisent les protections collectives et les sommes disponibles pour assumer certaines franchises ou autres dépenses prévues par la loi.
- Description de la partie privative : elle aide notamment à distinguer les composantes de référence de l’unité et les améliorations qui peuvent relever du copropriétaire.
- Carnet d’entretien et étude du fonds de prévoyance : ils présentent les travaux d’entretien prévus et les sommes nécessaires pour préserver l’immeuble à long terme, lorsqu’ils sont disponibles.
- Renseignements sur les charges communes, les arrérages et les cotisations spéciales : ils permettent de connaître les sommes liées à l’unité et les dépenses projetées.
- Attestation du syndicat sur l’état de la copropriété : le vendeur doit la remettre en temps utile au promettant acheteur.
- DRCOP : ce formulaire recommandé par l’OACIQ permet d’obtenir auprès du syndicat des renseignements utiles à la transaction. Il demeure distinct de l’attestation obligatoire.
Mesures relatives aux copropriétés en vigueur depuis le 14 août 2025
Depuis le 14 août 2025, le vendeur d’une fraction de copropriété divise doit remettre au promettant acheteur une attestation du syndicat sur l’état de la copropriété. Le
syndicat doit remettre cette attestation au copropriétaire vendeur dans les quinze jours suivant sa demande.
Les règles prévoient également l’établissement d’un carnet d’entretien et la réalisation d’une étude du fonds de prévoyance. Les syndicats existants disposent toutefois
d’une période transitoire de trois ans et un jour pour obtenir leurs premiers documents. Il est donc possible, pendant cette période, qu’un carnet d’entretien ou une étude du
fonds de prévoyance ne soit pas encore disponible.
Demander ces renseignements tôt dans le processus permet de mieux informer les acheteurs, de présenter la copropriété avec transparence et d’éviter qu’une demande tardive
ralentisse la transaction.
L’attestation du syndicat et la DRCOP sont-elles identiques ?
Non. Les deux documents peuvent contenir certains renseignements semblables, mais leur origine et leur rôle sont différents. Ils contribuent tous les deux à
fournir un portrait plus complet de la copropriété.
Attestation du syndicat
L’attestation est prévue par le Code civil du Québec. Elle est demandée au syndicat par le copropriétaire vendeur, ou en son nom lorsque cela est autorisé, puis remise en
temps utile au promettant acheteur. Son contenu minimal est déterminé par règlement et porte notamment sur la situation financière et matérielle de la copropriété, les
assurances, certains travaux, les fonds et certaines procédures en cours.
DRCOP
La Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires est un formulaire recommandé par l’OACIQ. Elle permet d’obtenir auprès du syndicat des renseignements utiles à
la transaction. Elle ne remplace pas l’attestation légale du syndicat, mais demeure pertinente pour compléter l’information disponible sur la copropriété.
Combien d’années de documents faut-il réunir ?
Il n’existe pas une règle unique de trois ans applicable à tous les documents et à toutes les transactions. Les acheteurs, les courtiers, les prêteurs et les notaires
peuvent demander différentes périodes selon la nature du renseignement, les enjeux observés et les documents disponibles.
Pour une copropriété, réunir plusieurs années de procès-verbaux, d’états financiers et de budgets permet d’obtenir une meilleure vue d’ensemble de la gestion, des travaux
réalisés et des dépenses projetées.
Un dossier prêt pour une mise en marché plus efficace
Rassembler les documents ne signifie pas que tout doit être parfait avant de commencer. L’important est de savoir ce qui est
déjà disponible, ce qui doit être demandé et quels éléments nécessitent une vérification supplémentaire.
Certains documents, comme un certificat de localisation à jour ou l’attestation du syndicat, peuvent nécessiter un certain
délai. Les demander dès le début permet de réduire les risques de retard et de mieux préparer la mise en marché de la propriété.
Je vous accompagne pour dresser une liste adaptée à votre immeuble, organiser les renseignements, vérifier la cohérence du
dossier et coordonner les demandes auprès des professionnels, du prêteur, de la municipalité ou du syndicat de copropriété.
Un dossier clair et bien préparé inspire confiance, soutient le prix demandé et contribue au bon déroulement de la transaction
jusqu’à la signature chez le notaire.
Cet article présente de l’information générale. Les documents requis et les obligations applicables peuvent varier selon la
propriété et la transaction. Confirmez les exigences propres à votre dossier avec votre courtier immobilier, le syndicat de
copropriété et le notaire.